Blog

– Justificativa –

As leis brasileiras são complexas, confusas e com forte tendência ao excesso de burocracia.

Assim, o empreendedor brasileiro pode ter o emaranhado de regras trabalhistas, fiscais e cíveis como um empecilho ao seu negócio. Muitas vezes a atividade do empresário vai bem até quando é surpreendido por uma reclamatória trabalhista, um processo de um consumidor. A conta pode ficar cara. Dói diretamente no bolso e ainda prejudica a imagem da empresa.

Dessa forma, baseado em casos que já passaram pelo nosso escritório, criamos uma espécie de manual, um informativo com orientações práticas para que o empreendedor evite problemas futuros.

Veja que cada negócio tem situações específicas, que demandam análise específicas.

Neste material estão as sugestões gerais, que acontecem em todas atividades.

Sempre que possível, consulte um advogado da área. A prevenção ainda é o melhor remédio.

Equipe Quirino e Paixão Advogados

 

NA HORA DE ABRIR O NEGÓCIO

Você pesquisou a concorrência, estudou seu produto, já passou horas pensando no negócio, já encontrou o local ideal para começar a funcionar!

Bom, então vamos formalizar o negócio. Na maioria das vezes um escritório de contabilidade cuida da parte burocrática, da papelada na Junta Comercial, etc.

Realmente este procedimento é adequado.

 

Contudo, preste atenção nos seguintes itens:

 

1) Micro Empreendedor, Sociedade Limitada, Eireli

Na maioria das vezes o tamanho do negócio é o que vai fazer você decidir. A existência ou não de sócios é determinante.

É importante atentar no contrato social para questões como entrada de novos sócios ou saída destes, dissolução total e parcial da sociedade, a escolha do administrador de acordo com o perfil do sócio e integralização de capital, principalmente. O INSS e o pró-labore, em alguns casos é necessário e em outros não.

Pequenos e médios também devem se preocupar com a contabilidade. Se possível fazer um planejamento tributário antes de abrir o negócio e atualizá-lo anualmente, pelo menos. A opção pelo regime de tributação (SIMPLES, PRESUMIDO, REAL) é feita bem início do ano e servirá para ele todo. Só poderá ser mudado no exercício seguinte.

O empreendedor devedor deve ficar muito atento aos REFIS lançados periodicamente pelo governo federal. Pode ser uma boa oportunidade de resolver aquela pendência de impostos.

 

2) Registro de Marca no INPI

Contrata-se alguém para fazer a logomarca, mas não se preocupa em registrar o nome do negócio, tampouco a logo. O negócio prosperando, pode “dar zebra”. O registro da marca no INPI pode ser feito por qualquer um – existem escritórios especializados neste tipo de serviço, que podem facilitar sua vida.

 

3) Documentação de Prefeitura e órgãos de fiscalização

Alvará de funcionamento, autorização do corpo de bombeiros, etc. É mais uma tarefa que geralmente o escritório de contabilidade orienta. Tenha certeza que está tudo certo. A falta de um destes documentos pode gerar multas e, nos casos mais graves, até mesmo a interdição do estabelecimento.

 

OS ERROS MAIS COMUNS DO PEQUENO E MÉDIO NEGÓCIO

Você identificou a melhor forma de constituir a empresa, registrou sua marca e conseguiu as documentações obrigatórias.

Começou a tocar o negócio. Os desafios agora são outros: contratos com fornecedores, emissão de nota fiscal, admitir e demitir funcionários, documentação com seus clientes.

 

Mais uma vez apresentamos os erros mais recorrentes e que, acredite, são fáceis de resolver. Acompanhe:

 

1) Contrato com fornecedores

Sempre que possível, faça contratos por escrito. Claro que num mundo tecnológico, da pressa e da velocidade, nem sempre é viável. Mas, se for possível, faça.

No seu acordo com o fornecedor é importante incluir prazo de duração, as datas das entregas, a forma de pagamento. Fique atendo com eventual cláusula de fidelidade!

Em todas as negociações procure se documentar, mesmo que não seja através de contratos, procure manter as negociações via e-mail, que é uma forma escrita de provar tudo o que foi combinado.

 

2) Organização contábil

É interessante fazer um planejamento tributário antes de começar a funcionar o negócio. Sendo possível, de tempos em tempos é importante checar se aquele planejamento continua adequado. A opção pelo regime de tributação (SIMPLES, PRESUMIDO, REAL) é feita bem início do ano e servirá para ele todo. Só poderá ser mudado no exercício seguinte.

Ademais, notas fiscais devem ser arquivadas por um período de 5 anos.

 

3) Relações de trabalho

Muito provavelmente um dos assuntos que pode gerar prejuízos financeiros de forma mais rápida. A seguir um série de cuidados que devem ser observados:

Controle de Ponto. Sim, mesmo que você tenha poucos funcionários, mesmo que você não tenha recursos eletrônicos para controlar e mesmo que tenha a maior confiança em seus funcionários. Faça um controle de ponto! Um pequeno cartão de papel, vendido até em papelarias, em que serão anotadas os horários de entrada e saída daquele funcionário, com a assinatura dele. Todas as empresas com mais de 10 empregados são obrigadas a fazer o registro de ponto de seus funcionários. Esse registro, porém, poderá ser manual, mecânico ou eletrônico. Não existe obrigatoriedade para que a empresa adote o registro eletrônico, podendo ela optar pelo manual ou mecânico. Contudo, caso a empresa escolha pela marcação de ponto eletrônica, independentemente do seu ramo de atuação ou natureza, deverá seguir uma série de especificações determinadas pelo Ministério do Trabalho e Emprego em sua Portaria nº 1.510/2009.

Pagamentos com recibo. Todo e qualquer pagamento que você faz ao seu funcionário tem que ser mediante recibo. Se for pagamento via depósito em conta, que seja de titularidade do funcionário. Se você faz antecipação de salário ou paga fracionado, pegue recibo de todos os pagamentos e guarde – inclusive quando estiver reembolsando alguma despesa do funcionário. Quem “paga errado”, paga duas vezes.

Horas extras. Horas extras geralmente custam muito caro. Organize as atividades para que não ocorra. Se acontecer devem ser devidamente quitadas ou compensadas. O pagamento deve observar o adicional legal ou convencional (muitas categorias fazem acordos específicos, convenções, que criam regras para aquela categoria – é necessário checar). A compensação, igualmente, deve obedecer as determinações convencionais. Atenção, ainda, para o fato de que labor extraordinário HABITUAL invalida banco de horas (se prestar horas extras todo dia ou quase, não pode compensar) e que somente pode ser compensada a extrapolação diária de jornada de 02h (acima disso deve ser pago).

Funcionário afastado por motivo de saúde. Seu empregado apresenta atestado médico. Se for de período inferior a 15 dias, o salário será pago pelo próprio empregador, que terá desconto na contribuição previdenciária (procedimento que o próprio contador faz). Se superior a 15 dias, o funcionário será encaminhado para o INSS. Neste tipo de situação a maior preocupação é quando este funcionário retorna. Exija que seu serviço de medicina do trabalho faça um exame minucioso com seu funcionário. Se ele ainda não estiver 100% recuperado, melhor é que não retorne. Se o INSS não manter o afastamento, faça um recurso administrativo questionando a alta do INSS. Guarde uma cópia dos atestados médicos apresentados pelo funcionário. Futuramente pode ser reclamada alguma situação de acidente de trabalho que na realidade não é – e você precisa provar isso E ah! Se o afastamento for por acidente de trabalho, lembre-se que o FGTS continuará sendo depositado.

Assinatura da Carteira (CTPS): Só pode começar a trabalhar com a CTPS assinada. O contrato de experiência é com CTPS assinada. Um funcionário trabalhando sem carteira assinada pode causar um enorme prejuízo para a empresa.

Recibo dedevolução da CTPS: Toda vez que a empresa devolve a CTPS ao funcionário (após receber a CTPS para assinatura, retificação ou anotação de qualquer natureza), deve devolvê-la somente mediante a assinatura de um recibo datado, evitando, com isso, a afirmação do trabalhador de que perdeu uma nova chance de emprego porque a empresa perdeu/não devolveu esse documento.

Integração De Verbas Salariais: o cálculo de férias, 13º salário, recolhimentos previdenciários e fundiários devem considerar todas as parcelas pagas ao obreiro de forma habitual, como, por exemplo, horas extras, adicional de periculosidade, etc., não englobando apenas o salário fixo.

Prazo Para Quitação Da Rescisão: o pagamento das verbas rescisórias deve ser feito em um prazo específico e o seu descumprimento enseja a aplicação de uma multa equivalente à ultima remuneração. Atenção para a possível previsão convencional de que a homologação também deve ser feita no prazo legal.

Estas situações narradas acima são as mais encontradas em ações da Justiça do Trabalho, por esta razão foram apresentadas. Até mesmo porque são situações de fácil solução, podendo ser evitadas. Tenha em mente que um processo judicial custa caro – seja pelo custo financeiro, seja por possível dano à imagem da empresa.

 

4) Contratos com seus clientes

Dependendo da sua atividade, é super necessário um contrato. Por exemplo, se você presta serviços, é indispensável um contrato que explique exatamente como é o serviço que vai ser prestado, materiais usados, prazo, etc. Dê uma cópia para seu cliente, ele tem direito.

Lembre-se que o segredo do sucesso de seu negócio é a satisfação do seu cliente. Não se preocupe só com o momento da venda. Preste um bom serviço também no pós venda. Esse poderá ser seu diferencial em relação aos seus concorrentes. Quando estiver tratando de um problema com seu cliente, mais uma vez, se possível, faça por escrito. Troca de emails, recibos de serviços, novos acordos. Tudo quando está escrito é mais fácil de comprovar.

Ter conhecimento das normas do Código de Defesa do Consumidor e respeitá-las pode te livrar vários problemas, tanto no PROCON, quanto no judiciário. E, consequentemente, pode te isentar de gastos desnecessários.

Para tudo isso é de suma importância que você tenha uma boa assessoria jurídica.

 

CONCLUSÃO

Realmente a tarefa de ser empreendedor/empresário é difícil. Mas na maioria das vezes o que move o empresário é a paixão pelo negócio que, claro, acaba por render bons frutos.

Com um pouco de planejamento e com uma boa assessoria jurídica a tarefa fica menos árdua.

Esperamos que este material tenha contribuído de alguma forma. Reiteramos que cada negócio tem suas peculiaridades e deve ser analisado individualmente.

Sempre que surgir uma dúvida de como proceder, fique à vontade para nos consultar. Temos profissionais para ajudá-lo em todas estas áreas.

Equipe Quirino e Paixão Advogados

Débora Paixão de Souza

Heitor Quirino de Souza

Flávia Braga Gomes Stallone

Raphael Knopp de Faria

Bruna Júlia Vieira Rocha